En un entorno digital, no es posible dar pie a vulnerabilidades que pongan en riesgo tus activos. Conoce cómo prevenir fraudes en las empresas.

Una de las principales amenazas a las que se enfrentan las compañías de todos los tamaños y rubros son los fraudes. Algunos de los más comunes son el robo, delitos financieros, corrupción, cibercrimen y el uso indebido de los datos de la organización.

En la mayoría de los casos, los causantes suelen ser los mismos empleados, o bien, pueden ser propiciados por delincuentes cibernéticos. Sobre todo, puesto que hoy en día, las empresas depositan sus activos y valores en los medios digitales.

Para prevenir fraudes en las empresas, es necesario invertir en métodos efectivos de protección y seguridad, así como, diseñar protocolos para reaccionar a tiempo si la información llega a ser vulnerada.

¿Cómo afectan los fraudes a las empresas?

Los avances en esquemas de prevención y control que implementan las compañías aún no son suficientes. Shelly M. Hayes de la firma KPMG en México y Centroamérica asegura que necesitan maximizar sus esfuerzos para desarrollar un sistema integral y eficiente que sea capaz de prevenir, detectar y dar respuesta oportuna para evitar cualquier pérdida.

Tres conceptos que deben definir tus políticas y la infraestructura física y tecnológica de tu organización para que puedas hacer frente a este tipo de actividades delictivas.

En el estudio de KPMG “El impacto de los delitos financieros. Prevención, detección y respuesta”, se realizaron algunas encuestas para conocer las pérdidas por los fraudes, el cual arrojó que: 

Un 46% de los encuestados estiman que la afectación económica o pérdida asciende hasta 500,000 pesos, un 36% en 5 millones de pesos y 10% en pérdidas de más de 5 mdp. (KPMG)

A pesar del riesgo y de las pérdidas, el estudio también refleja que solo un 42% de los encuestados cuentan con un programa eficaz para prevenir los delitos de fraude, el 37% ha invertido en la mitad de uno, mientras que el 21% no cuenta con ningún sistema. Asimismo, un 67% piensa que es necesario implementarlos y reajustar sus propias políticas.

La urgencia de invertir en seguridad incrementa igual que los ciberataques 

Los directivos deben reconocer que sus empresas pueden estar en riesgo de ser víctimas de los ciberataques, por lo que es de gran urgencia prepararse para detectarlos y evitarlos con efectividad. 

Appgate en su informe “Las Nuevas Caras del Fraude (2020)”, presenta las principales incidencias de ataques digitales: desde el robo de datos como las contraseñas, virus, ransomware, hasta spear phishing o espionaje en las organizaciones o instituciones gubernamentales. 

El informe también indica que mientras que en 2019, los fraudes digitales representan un 39%, este año han aumentado a un 47%. Aunque el tiempo para identificarlos es cada vez menor, aún se requiere más velocidad para mitigarlos. Además, de que es necesario proporcionar una capacitación a los empleados para que los reconozcan y actúen oportunamente.

Otros de los resultados de este estudio indica que las instituciones no cuentan con el equipo necesario para prevenir los ataques. Recuerda que ya hay más movimientos empresariales y de capital que se realizan en internet, así que los ladrones cibernéticos continuarán desarrollando métodos para atacar tu organización. 

Pero hay luz al final del túnel, las tecnologías emergentes son clave para mitigar los planes de fraude. (Appgate)

4 acciones con las que podrás prevenir y corregir amenazas

Appgate menciona que las empresas están enfocando sus inversiones en Inteligencia Artificial y Machine Learning. Dos soluciones de TI que ayudan a diseñar un sistema integral para evitar, detectar y mitigar ataques digitales cada vez más complejos.

Pero, es necesario desarrollar un plan de acción antes de implementarlas, así como poner en marcha un protocolo y políticas que te permitan garantizar el bienestar de tu compañía. 

En ese sentido, aquí te damos algunas recomendaciones a considerar previo a que decidas adquirir una solución más robusta para proteger tus activos: 

1.  Delegar las funciones contables a varios empleados

Es más riesgoso que solo uno de tus empleados se encargue del manejo de los recursos y otros temas financieros, pues es más fácil que encubra alguna actividad de fraude. Por ello, es conveniente y más transparente que al menos otro personal partícipe en este tipo de procesos. Es decir, tercerizando las actividades de contabilidad.

2.  Establecer medidas de control interno 

Conocer qué actividades y procesos realiza cada colaborador te ayudará a mantener la transparencia entre sus acciones. Para ello es necesario que realices:

• Evaluaciones y auditorías regularmente. 
• Verificar los antecedentes y referencias de los nuevos empleados.
• Las restricciones de información confidencial (inventarios, revisiones de nómina, auditorías contables, etc.) son medidas simples, pero que mitigan el riesgo de fraudes y errores perjudiciales de los procedimientos. 
• Capacitaciones periódicas sobre la prevención de fraudes para que tu personal sepa  cómo proceder tras detectar alguna amenaza. También, se debe compartir un código de ética en la cultura organizacional de la compañía.

3.  Optimizar los flujos de validación y controlar los informes de gastos

Llevar un control eficiente de la gran cantidad de datos financieros de tu compañía de forma manual facilita los fraudes financieros. Por lo que, soluciones como la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) son una gran opción. 

Es una herramienta robusta especializada en el tratamiento y análisis de datos automatizado para la toma de mejores decisiones de negocio. Lo que también te ayudará a llevar un mejor control de toda la información de valor para detectar fácil y oportunamente cualquier posible intento de fraude. 

Por ejemplo:

• Te será de gran utilidad para realizar consultas de valores que cambian drásticamente, podrás rastrear el origen del movimiento, quién lo ha realizado, cuándo, etc.
• Serás capaz de implementar filtros de búsqueda cuando sospeches de algún intento de fraude para identificar los registros como direcciones ficticias, duplicadas o ausentes.
• Con ayuda de sus análisis sofisticados podrás trazar el camino de diversas transacciones para detectar movimientos entre proveedores y clientes que no deberían tener relación.
• Podrás establecer distintos niveles de permisos para los usuarios que acceden al sistema. Asimismo, contarás con una seguridad sofisticada que respaldará eficientemente todos tus datos ante cualquier ciberataque.
• Se pueden implementar alarmas para avisarte del uso irregular del sistema, como movimientos extraños de datos, ya que con inteligencia artificial puede aprender de las acciones habituales y reaccionar frente a lo desconocido.

4.  Automatización de la gestión de informes 

Además de BI, también te será de gran ayuda la minería de datos o Data Mining. Ambas soluciones tienen habilidades predictivas que te permitirán analizar el comportamiento de la información para que puedas estimar tus egresos e ingresos. 

Cuando ambas colaboran, te permiten encontrar patrones, tendencias o reglas que explican los comportamientos de dichos datos para realizar consultas específicas, informes automatizados y verificarlos con las ocurrencias históricas para detectar acciones anormales o que no reconozcas. 

BI aprende del comportamiento de los individuos y analiza en tiempo real las tendencias de tus clientes, empleados y socios. Asimismo, dará seguimiento a cualquier transacción financiera que realices para reconocer las amenazas desde el robo de la entidad bancaria hasta lavado de dinero en tu compañía.

En un mundo digitalizado, es fundamental saber cómo prevenir fraudes en las empresas de forma oportuna. No esperes hasta que te suceda, en Bantu Group desarrollamos soluciones de BI y data mining capaces de repeler cualquier acción delictiva. Contáctanos para recibir asesoría de uno de nuestros expertos en TI.