¿Por dónde comenzar un proceso de análisis de datos?. Te compartimos 6 pasos con los cuales podrás simplificar y darle mayor sentido a tus acciones.

Transforma el abrumador volumen de datos del que dispone tu empresa en decisiones inteligentes con ayuda del proceso de análisis de datos correcto. Además, podrás darles valor práctico para ti y tus colaboradores, mostrándolos de forma clara y explícita, para ser asimilados más fácilmente.

¿Cuánto tiempo debo invertir en su realización?, ¿qué información necesito para hacerlo?, ¿de dónde obtener los datos?, ¿cómo medir el proceso?, ¿para qué quiero analizar la información?, ¿por dónde comenzar?.

Te compartimos 6 pasos con los cuales podrás simplificar y darle mayor sentido a tus acciones.

Paso 1. Define por qué necesitas el análisis de datos

Antes de comenzar, deberás definir el propósito del mismo. Por lo regular el análisis de datos está asociado a problemas comerciales. ¿Qué esperas del análisis de datos?, ¿cómo te ayudará a resolver los problemas?

Por ejemplo, una empresa está experimentado el aumento en los costos de sus principales insumos, lo que está ocasionando que el precio final del producto se eleve.

• ¿Cómo reducir los costos de producción sin comprometer la calidad del producto?
• ¿Cuál es la mejor forma de aumentar las oportunidades de ventas con los recursos actuales?
• ¿Cómo reaccionaría el mercado ante un aumento de los precios?

El objetivo debe ser medible, claro y conciso. Establecerlos de esta forma te permitirá llevar un proceso mucho más preciso. Además, resulta más fácil decidir sobre el tipo o tipos de datos que necesitarás para sacar conclusiones. 

Paso 2. Establece las métricas

Para asegurar la calidad del análisis es determinante medir el desempeño a través de indicadores clave. Durante este paso es importante definir dos aspectos:

1.  Decidir qué medir

Partiendo del supuesto, ¿cómo reducir los costos de producción sin comprometer la calidad del producto?,  ¿qué tipo de datos necesitarías para responder esta pregunta?

Por ejemplo, tendrás que saber los costos del personal y el tiempo invertido en la fabricación,  para saber si es posible reducirlos.

Probablemente al ir respondiendo estas preguntas surgirán más. ¿Cómo optimizar la producción?, ¿actualmente el personal está subutilizado?, ¿reducir la plantilla operativa es una opción?, ¿cambiar a los proveedores de los insumos?, ¿qué productos es posible sacar del mercado?

Asegúrate de incluir cualquier objeción que puedan tener las partes involucradas, por ejemplo, si se reduce el personal, ¿cómo respondería la empresa si llegara a tener un aumento de la demanda?, si decides optimizar los tiempos de producción, ¿cuáles serían los costos?

2.  Decidir cómo medirlos

Pensar en cómo mides tus datos es igual de importante, especialmente antes de la fase de recopilar la información. Este paso respalda o desacredita el análisis. Algunas de las preguntas clave para realizar este paso incluyen:

• ¿Cuál es el marco de tiempo? (por ejemplo, costos anuales, trimestrales, mensuales, etc.)
• ¿Cuál es la unidad de medida? (por ejemplo, dólares, pesos mexicanos, etc.)
• ¿Qué factores deben incluirse? (por ejemplo, salarios anuales, costos de producción trimestrales, etc.)

Paso 3. Recopila los datos y define las fuentes

Después de identificar los objetivos, el siguiente paso es la recopilación de los datos. Un análisis eficaz parte de la información que estarás usando para obtener conclusiones finales. Si es incorrecta o deficiente, tendrás los mismos resultados.

• Antes de recopilar datos nuevos, determina qué información se podría recopilar de las bases de datos o fuentes existentes disponibles. 
• Comienza con fuentes internas, datos provenientes del CRM, sistemas ERP, herramientas de automatización de marketing, etc. 
• Define si utilizarás fuentes externas, hacerlo no es necesario. Considera si podrían agregar otros elementos de valor al análisis.
• Determina un sistema de almacenamiento y denominación de archivos con anticipación, para ayudar a todos los miembros del equipo a colaborar. Ahorrarás tiempo y evitarás que recopilen la misma información dos veces.
• Mantén los datos organizados en un registro con fechas de recopilación y agrega las notas que sean necesarias. 

Paso 4. Limpia los datos

Una vez que se recopilan los datos de todas las fuentes necesarias, deberás limpiarlos y clasificarlos. La limpieza de datos es extremadamente importante, pues, habrá información que no es la adecuada, incluso, innecesaria.

Para generar resultados precisos, debes identificar y purgar datos duplicados, anexar datos faltantes, corregir los registros  y otras inconsistencias que podrían sesgar el análisis.

Paso 5. Analiza los datos

Esto puede hacerse de distintas maneras, entre ellas: la minería de datos, software de Business Intelligence y la aplicación de análisis predictivos.

• La minería de datos es una de las técnicas empleadas por el Business Intelligence para transformar datos en información de valor. Implementar ambas herramientas garantizará la toma de decisiones. 
• La minería de datos, comprende una serie de técnicas y herramientas de análisis para encontrar errores, correlaciones entre datos y patrones de comportamiento. 
• Un software Business Intelligence genera informes, paneles, cuadros de mando y gráficos fáciles de entender.
• Los análisis predictivos miran hacia el futuro, intentando pronosticar lo que probablemente sucederá con la estrategia comercial, demanda, etc. 

Paso 6. Interpreta los resultados

Después de analizar los datos, es momento de interpretar los resultados. En primer lugar, deben validar el porqué de su realización, además de los costos y tiempo invertidos.

En este paso, hay tres preguntas claves que deberás responder:

• ¿Los datos corresponden y dan respuesta a la problemática?
• ¿Los datos ayudan a defenderse de cualquier objeción?
• ¿Hay algún desafío o limitación que pueda no haber estado presente en los datos?

Si la interpretación de los datos se mantiene bajo estas consideraciones, es probable que llegues a conclusiones productivas. Las conclusiones son productivas, en la medida que las personas encargadas de la toma de decisiones cuentan con la información adecuada para implementar acciones estratégicas.

¿Estás listo para comenzar el proceso de análisis de datos de tu empresa? No tienes porqué comenzar desde cero. ¡Contáctanos para recibir una asesoría gratuita!