Los esfuerzos para la prevención de fraudes dependen de acciones sistematizadas e integradas que le den efectividad al control interno de las organizaciones. 

Una de las principales inquietudes a raíz de la acelerada digitalización de las organizaciones, es cómo prevenir y mitigar eficazmente los distintos tipos de fraudes cibernéticos. Sin importar el tamaño y sector de negocio (corporativo, gubernamental, financiero o aseguradoras etc.), todas están en constante riesgo de perder su credibilidad a causa de ello.

Las estadísticas indican que 8 de cada 10 empresas han sufrido un fraude en el último año, 61% detectaron los fraudes por controles internos, pero solo el 12% tomaron medidas preventivas. (Auditool)

Entonces, ¿qué medidas se están implementando para prevenir los fraudes en las empresas? Si bien, han desarrollado políticas de seguridad y un control interno con auditorías programadas o sorpresivas, esto no siempre es suficiente. 

Lo más recomendado es desarrollar un sistema integral que sea capaz de prevenir, detectar y mitigar cualquier actividad fraudulenta mucho antes de que ocasione un daño irreparable. Algo que podrías lograr con ayuda de las nuevas herramientas de análisis de datos. ¡Sigue leyendo y descubre cómo!

¿Cómo desarrollar un sistema efectivo para la prevención de fraudes?

Para evitar cualquier tipo de fraude necesitas un sistema de control interno que te permita detectar y evitar las incidencias fraudulentas más comunes:

• La malversación de activos como el reembolso de gastos ficticios perpetrado por un empleado.
• La corrupción que va desde las transacciones en beneficio de los empleados, sobornos, hasta extorsiones.
• Los fraudes en las finanzas en las que se omiten, falsean o inflan los activos y de los informes financieros.

El objetivo de dicho sistema interno, es garantizar la integridad de tus activos al disuadir y detectar los fraudes de forma oportuna. Sin embargo, la velocidad para monitorear o auditar toda esta información es esencial para poder encontrar estos movimientos sospechosos a tiempo.

Una auditoría realizada manualmente podría no ser lo suficientemente rápida para encontrar los riesgos y mucho menos evitarlos. La visión humana no puede dar cobertura a tantos datos y podrías darte cuenta de las pérdidas cuando ya sea tarde.

En cambio, con una solución como Business Intelligence la prevención de fraudes es mucho más efectiva y en tiempo real, puesto que procesa tus datos y los transforma en información de valor gracias a la automatización, la Inteligencia artificial y sus algoritmos, generando reportes precisos y entendibles para mitigar los riesgos oportunamente. 

6 pasos para establecer un plan de prevención de fraudes

Debido a la inminente transformación digital que se potencializó a raíz de la pandemia causada por el covid-19, los fraudes aumentaron en el último año, haciendo imprescindible la integración de soluciones más robustas para detectar la manipulación contable, el espionaje corporativo, los ataques cibernéticos, etc. 

Asimismo, puesto que no existe una herramienta tecnológica que logre detenerlos por completo, es necesario definir un plan de acción de prevención de fraudes, con la finalidad de reaccionar de manera oportuna frente a una amenaza. 

1.  Análisis periódico de los principales riesgos dentro de la compañía o sector

Para saber de qué tienes que proteger a tu compañía, debes conocer los principales focos de riesgos, directos e indirectos, correspondientes al rubro del negocio al que perteneces. Así como, los principales causantes, que van desde los mismos colaboradores o socios, hasta delincuentes informáticos.

Los riesgos para cada empresa son distintos. Por ejemplo, para una organización de Gobierno podría ser la falsificación de certificados oficiales y la sustracción de datos civiles de la población. Mientras que en una aseguradora los mismos clientes cobran indemnizaciones por siniestros falsos.

Para que puedas conocer este amplio espectro de riesgos necesitas un análisis de Big Data, algo que realiza Business Intelligence y que es la clave para conocer las estadísticas de fraude que sufren las empresas similares a la tuya, las incidencias más comunes en tu ubicación geográfica o por el tipo de empleados, etc.

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2.  Evaluación permanente de los eventos o patrones de fraude 

Una vez identificados los tipos de fraudes, es hora de crear un método eficaz para realizar evaluaciones permanentes enfocadas en la detección de estos incidentes y detenerlos a tiempo.

Con ayuda del BI podrías establecer patrones o parámetros que estarán operando continuamente durante el tratamiento de todos los datos de tu compañía (información de los clientes y empleados, transacciones financieras o administrativas, informes, inventarios, etc.) y detectar cuando se intente o se esté cometiendo un fraude ya identificado.

3.  Definir políticas de manejo de fraudes

Algo indispensable para la prevención de actividades fraudulentas son las políticas que se diseñen en tu empresa. Estas definen quién o quiénes son los responsables de gestionar los riesgos, así como los derechos, obligaciones y consecuencias de cualquier irregularidad o delito cometido por el personal.

Asimismo, se tienen que incluir otros procedimientos de control como la investigación de los antecedentes penales de los empleados, impartir cursos para impulsar una cultura de prevención y seguridad, definir los límites de la autoridad y de tolerancia de riesgo, dar seguimiento a los procedimientos transaccionales con terceros, etc.

4.  Contar con un programa de gestión de riesgo

Los programas de gestión de riesgo como BI se basan en algoritmos que analizan las probabilidades de que tu compañía sufra algún riesgo de fraude al momento de realizar transacciones, acciones o procesos. 

Al combinarse con las demás técnicas de prevención, podrás estandarizar un monitoreo anti-fraudes más amplio y efectivo para que como responsable de tu área tengas una mentalidad más precavida ante los riesgos.

5.  Implementar tácticas de prevención y detección de fraude que mitiguen el riesgo

Según los riesgos que has identificado, ya podrás definir los controles de prevención y detección necesarios. Estos deben ser flexibles e intuitivos para que puedan detectar no solo aquellos fraudes que conoces, sino también los nuevos delitos que están en constante evolución.

Dichas técnicas deben aplicarse durante todas las actividades operativas, corroborar la información generada interna y externamente, comunicar a las autoridades de forma automática las deficiencias o anormalidades detectadas, aprender de los cambios y mejorar continuamente estas medidas para que siempre sean eficientes.

La Inteligencia Artificial y el Machine Learning que integra BI, ayudan a establecer parámetros que van modificándose progresivamente tras analizar tus datos y aprenden de ellos para desarrollar análisis predictivos que permiten anticiparse a los futuros intentos de fraudes.

6.  Generar reportes y acciones correctivas

Como último paso, es necesario implementar un proceso adecuado para reportar e informar las actividades fraudulentas confirmadas y mitigadas, con el fin de asegurarte de que se está llevando una gestión adecuada de prevención de fraudes. 

Normalmente te tomaría demasiado tiempo y esfuerzo desarrollar este tipo de informes manualmente, sin mencionar que están más propensos a errores humanos. 

Sin embargo, BI te ofrece los resultados de  todos los análisis y evaluaciones de forma automatizada y en tiempo real, para acelerar las acciones correctivas a la brevedad. Asimismo, la herramienta aprende de los informes generados para mejorar cada vez más la gestión de riesgo. 

Al poner en marcha un plan para la prevención de fraudes con ayuda de una herramienta como Business Intelligence, garantizarás la protección de los valores de tu compañía con la agilidad y eficacia que se requiere. 

En Bantu Group sabemos lo importante que es para las empresas evitar las pérdidas ocasionadas por los delitos fraudulentos y les ayudamos a implementar BI para desarrollar una estrategia óptima de detección, prevención y mitigación. ¿Buscas proteger tu organización? ¡Contáctanos!