Aprende a utilizar la inteligencia de negocios a tu favor en la planeación de ventas y operaciones de tu empresa.

La planeación de ventas y operaciones es un proceso complejo que requiere del análisis de factores internos y externos que pueden afectar el desempeño de un negocio en un periodo futuro.

Para organizar procesos y realizar estimaciones de los resultados que se pueden obtener, es necesario realizar un análisis de datos que integre la información obtenida desde diferentes fuentes y permita tener una visión amplia de los datos almacenados.

Es por ello que cada vez más empresas adoptan sistemas de BI o Business Intelligence que les ayuden a obtener información de valor dentro de su base de datos para la toma de decisiones, la comprensión del mercado y la dirección de las inversiones. 

¿Cómo ayuda BI en la planeación de ventas?

En las ventas, la clave para plantear objetivos alcanzables y superar a los competidores está en la estrategia que adoptemos. Los softwares de inteligencia de negocios nos brindan información real del comportamiento del mercado y clientes potenciales que nos ayuda a prever tendencias y optimizar nuestros procesos para establecer mejores estrategias.

La capacidad de anticipar comportamientos a través de BI es lo que hace que las empresas alcancen sus objetivos de ventas.

Pero ¿cómo funciona exactamente Business Intelligence en la planeación de ventas y operaciones? Se trata de una organización de datos global que permite que diferentes involucrados en el proceso de ventas tengan acceso a  información sistematizada que hará que se eviten fallas en el proceso de prospección a través de múltiples beneficios: 

1.  Ayuda a conocer mejor a tu cliente

BI se encarga de digitalizar el comportamiento de los clientes para que conozcamos de primera mano el perfil del cliente que  será más rentable y establecer los pasos siguientes de acuerdo con el potencial de mercado y tendencias de consumo.

De la misma forma, la inteligencia de negocios sirve para identificar aquellos segmentos que no están siendo tan rentables y definir esfuerzos para recuperar y reforzar el seguimiento a estos.

2.  Minimiza riesgos y prevé el impacto

La información que BI recopila sobre el mercado constantemente, permite realizar simulaciones de los resultados que tendrán nuestras campañas y el impacto sobre nuestras ventas.

Así, establecer el límite de presupuesto que se puede destinar a una campaña y los descuentos que podemos poner a cierta línea de productos puede verse de antemano para evitar que se generen pérdidas o resultados mínimos tras nuestros esfuerzos.

3.  Anticipa las ganancias que tendrá la empresa

Los sistemas digitales de inteligencia de negocios se actualizan en tiempo real y con ello, actualizan también las predicciones que se tendrán en ganancia de ventas, permitiendo comparar los resultados con los objetivos establecidos.

Todos los elementos que inciden en la planeación de ventas como el precio promedio, margen de ganancia, desfases y costos entran en el cálculo de las ganancias en ventas que se obtendrán para cierto periodo. 

4.  Permite tomar acciones correctivas para mejorar el curso de la estrategia de ventas

La constante actualización de la información en los sistemas de Business Intelligence, hace visibles los problemas o desfases que están sucediendo durante una campaña de ventas.

La detección temprana de estas situaciones, hace que sea posible la toma de acciones oportuna para evitar llegar a cierre de mes con resultados negativos.

¿Cómo definir el uso de BI para la planeación de ventas y operaciones?

Una vez que hemos decidido utilizar la inteligencia de negocios para mejorar nuestra planeación de ventas y operaciones, hay una serie de pasos a seguir que harán que el proyecto despegue con éxito. 

1.  Define tus necesidades y objetivos

Para establecer los objetivos que queremos alcanzar a través del uso de herramientas de Business Intelligence, primero debes identificar tus necesidades y áreas de oportunidad que nos impiden llegar a la cuota de ventas.

Esto es, revisar a detalle los procesos que se siguen actualmente, la forma en que se realizan las predicciones de ventas y los pasos previos a la toma de decisiones harán evidentes los puntos en los que es necesario prestar atención y optimizar la obtención de datos a través de BI.

Una vez que le hemos puesto nombre a nuestro problema, la definición de los objetivos viene de forma natural.  

2.  Escoge la metodología y herramientas

El siguiente paso consiste en la elección de las herramientas a utilizar en función de las necesidades que hemos identificado, mientras que la metodología dependerá de nuestra cultura organizacional  y escalabilidad del proyecto.

Uno de los grandes beneficios de las herramientas de Business Intelligence es que son adaptables y customizables a diferentes tipos de negocios y necesidades específicas.

Existe una amplia oferta de herramientas de BI y cuando hemos identificado las problemáticas de diferentes áreas de la empresa, lo mejor es optar por soluciones integrales a través de consultores de Business Intelligence.

Un proyecto de planeación de ventas y operaciones con  BI requiere de la sincronización entre todos los departamentos del negocio y como tal, es mejor contar con un sistema que involucre a todas las áreas dentro de un mismo ecosistema, que diferentes herramientas que limiten el acceso a información a ciertos miembros.

Además, es importante preparar a los equipos para adoptar el uso de herramientas y trabajar en conjunto para alcanzar los objetivos, algo que requiere de un esfuerzo a nivel interno y de cultura organizacional para que colaboren en un mismo nivel de entendimiento del proyecto que se está llevando a cabo. 

3.  Establece un programa de trabajo presentación de informes

Una vez que se han definido los puntos anteriores, lo que sigue es el establecimiento de fechas, responsables, presentación de informes y flujos de trabajo, que se utilizarán para monitorear el proceso de implementación de BI.

En este punto, es muy importante asegurarse de que todos los miembros del equipo entiendan completamente el proceso que se seguirá y su rol en el mismo, de lo contrario, se corre el riesgo de que la comunicación que se externe al público sea errónea.

Pon en marcha tu proyecto con la ayuda de expertos

Finalmente, una parte muy importante a considerar cuando se adoptan nuevas herramientas de inteligencia de negocios dentro de cualquier proyecto, es prever cuánto dependemos de los encargados de TI, si contaremos con un equipo de soporte que nos auxilie sobre el uso de la herramienta y qué tan intuitiva es la plataforma.

Si buscas empezar un proceso de mejora en planeación de ventas y operaciones, una sesión de consultoría con expertos en inteligencia de negocios totalmente gratuita está a la mano. ¡Contáctanos!