¿Crees que necesitas una mejora de procesos para tu empresa? No te preocupes más, descubre cómo empezar a optimizarlos con esta técnica infalible.

La excelencia sólo es posible de alcanzar a través de la mejora continua. Si hay una optimización constante en cada proceso que se realiza, el negocio funcionará correctamente.

Encontrar la forma para optimizar los procesos es una clara necesidad para cumplir con una buena gestión de calidad. Si ya te has percatado que no estás cumpliendo con las metas de resultados, es posible que debas apresurar la mejora de los procesos de tu empresa.

Probablemente te estés preguntando cómo empezar. Una de las mejores técnicas es mediante un mapa que establezca toda la estructura de los procesos que realiza tu organización, con el fin de identificar los aspectos que necesitas fortalecer.

Mapa de procesos: clave para identificar dónde empezar la optimización de tu empresa

Muchos de los problemas a los que se enfrenta una empresa es que no siempre es posible que cuenten con una estructura de procesos totalmente definida. Lo que dificulta en gran medida que se identifique en cuáles actividades y operaciones del negocio están ocurriendo pérdidas de capital, tiempo, productividad, satisfacción del cliente, etc.

Estas pérdidas se consideran como una de las principales causas que detienen el valor de excelencia que se desea alcanzar. Otros factores podrían ser el desaprovechamiento de talento, la existencia de una mala distribución del mobiliario del negocio, entre otros.

Para erradicar cualquier tipo de falla es fundamental tener la capacidad de reconocerlas.

Realizar una representación gráfica a partir de un diagrama o mapa de procesos permite definir detalladamente cada actividad realizada, el equipo humano que es responsable y cuáles deben ser sus resultados.

Asimismo, es importante clasificar cada proceso, ya que es primordial que cada uno de ellos opere eficazmente para permitir un flujo óptimo de trabajo. De esta manera, el mapa se divide en tres grupos de procesos: estratégicos, operativos y de soporte.

3 Tipos de procesos que debes identificar

A través de los tres grupos principales de procesos estratégicos, operativos y de soporte es posible obtener una visión total de la empresa. Así, podrás comprender el funcionamiento de cada uno e identificar cómo ocurre cada secuencia de las actividades.

Después, deberás identificar cuáles son los puntos más importantes de decisión, los tiempos de espera y de pausas. Por lo que, tras un análisis será posible encontrar las formas de agilizar cada secuencia, para que sea más productiva al mismo tiempo que se eliminan los pasos que no aportan ningún valor al negocio.

1.  Procesos estratégicos

Los procesos estratégicos son aquellos que condicionan y administran las operaciones de las demás actividades que se realizan en la empresa. Es decir, son los encargados de la dirección y gerencia, como:

• Planificación estratégica
• Gestión de alianzas
• Políticas empresariales
• Políticas financieras

De ellos depende la toma de decisión eficaz, por lo que es fundamental que se encuentren en óptimas condiciones para fortalecer la actividad operativa e influir en la perspectiva y experiencia final del cliente.

2.  Procesos operativos

La realización de los procesos operativos de forma adecuada fomenta una relación de valor entre la empresa y sus clientes. Los buenos resultados se encargan de elevar la satisfacción final del consumidor. 

Pueden ir desde la logística de los procesos como adquirir los suministros, que el personal cumpla con el procedimiento, así como con la estrategia comercial.

En los procesos operativos es importante conocer los tiempos de inicio, de procedimiento y del final de su realización. De modo que se pueda identificar en cuál de las etapas reside el problema de tiempo, del requerimiento de un subproceso, etc. 

Cualquier falla en ellos puede retrasar al resto de las operaciones, es imprescindible que tengan la mayor productividad. Estos pueden ser: gestión de compras, recepción y control del producto, gestión de los pedidos, gestión de los gastos de viajes de los trabajadores, etc.

3.  Procesos de soporte

Estos son complementarios y de apoyo al fungir como soporte para el cumplimiento de los demás procesos y que estos sean más óptimos o productivos. 

Pueden parecer procesos menores, pero no por ello menos necesarios, sin ellos sería imposible cumplir con las operaciones de forma eficiente al no contar con las herramientas, abastecimiento de material, aplicaciones, equipos y actividad del personal. 

Entre los procesos de soporte podemos encontrar el departamento de informática, formación del personal, mantenimiento de las instalaciones y reputación empresarial, por ejemplo.

¿Por qué la mejora de procesos crea áreas de oportunidad?

Con el mapa de procesos ya bien definido, según sus agrupaciones, nivel de importancia y la identificación del equipo responsable, es posible realizar la mejora de procesos. Ya que ayuda a establecer un sistema de indicadores para la evaluación de la eficiencia de cada operación, así como de la productividad del equipo encargado.

De esta manera, es fácil interpretar si se realizan según el procedimiento requerido y se alcanzan los objetivos establecidos. Cuando no sea así, será más fácil idear las estrategias necesarias para implementar procesos de mejora continua.

El mapa de procesos, además de ser un indicador de productividad y eficiencia global de la empresa, también es muy útil para identificar oportunidades importantes. Pues, al alinear el funcionamiento hacia la visión y meta del objetivo, facilita la toma de decisión para realizar nuevas actividades e incrementar la competitividad.

Mejora la administración de recursos y acciones, identifica las necesidades del presente y futuro de los clientes, los procesos se realizan con mayor fluidez para aumentar productividad y  minimizar los costes.

¡Implementa un plan efectivo para la mejora de los procesos de tu empresa!

Al definir adecuadamente qué procesos componen tu empresa, te será mucho más fácil implementar una mejora de procesos. Ya que, es el primer paso para determinar las estrategias que se adapten a tus necesidades y objetivos.

En Bantu Group, podemos brindarte ayuda especializada para eficientar tu gestión empresarial. Contacta a nuestros asesores expertos si deseas encontrar áreas de oportunidad y optimizar los procesos de tu negocio.