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Gestión de procesos: agente de cambio y mejora continua para las organizaciones

Jul 2, 2020 9:00:00 AM / by Bantu Group

gestion-de-procesos-mejora-continua-para-empresasLa gestión de procesos se ha convertido en un sistema de organización empresarial que tiene por objetivo mejorar el rendimiento general del negocio.

En un entorno en el que los cambios trascendentales se presentan a una velocidad más rápida de la que se asimilan, las organizaciones necesitan romper los silos internos para progresar.

La gestión de procesos busca una comunicación más ágil, una mejora en el uso de información, con departamentos que trabajan en sintonía, con una colaboración entre áreas y una visión global capaz de reflejar las acciones de cada departamento.

Se ha convertido en un sistema de organización empresarial que tiene por objetivo mejorar el rendimiento general a través de la optimización de procesos, gestión adecuada y el mantenimiento de los cambios que se realicen.

El resultado es un ahorro de tiempo y de costes, así como la creación de un proceso más eficiente para alcanzar los objetivos del negocio.

 

Consecuencias de la falta de procesos

En todas las industrias, la competencia se está fortaleciendo y el mercado se está volviendo menos tolerante a los errores. Ante este panorama, debes buscar optimizar tus actividades empresariales, consiguiendo excelentes índices de calidad y productividad.

Los procesos al no ser implementados de forma correcta, o incluso, carecer de ellos,  pueden perjudicar en mayor o menor medida al negocio. Te presentamos algunos de estos aspectos:

  • Datos erróneos: La mala calidad de los datos implica riesgos significativos en la toma de decisiones y en la operación y gestión de las empresas. Los datos erróneos pueden ocasionar proyectos fallidos y, a menudo, es la causa raíz de la deficiente implementación de los procedimientos.
  • Falta de responsabilidad: La falta de responsabilidad dentro del trabajo puede ser causada por diferentes aspectos, una de ellos, la carencia de procedimientos. Cuando las personas desconocen qué, cómo y cuándo llevar a cabo sus responsabilidades, es muy probable que se den errores dentro de sus actividades rutinarias o que, incluso, no las lleven a cabo por desconocimiento.
  • Altos costos operativos: Los errores, la mala toma de decisiones, los retrabajos podrían traer consecuencias sumamente costosas a las organizaciones. Estos pueden ir desde, emplear mayor tiempo en la elaboración de un producto y/o servicios, hasta la pérdida de clientes.
  • Menos agilidad: La subutilización puede existir, además, cuando quienes lideran una empresa no crean los espacios necesarios para que sus trabajadores desarrollen sus actividades en condiciones óptimas, los tiempos de entrega podrían ser mucho más largos.
  • Empleados desmotivados: Aunado a los puntos anteriores, la falta de claridad en los procesos o la carencia de estos, puede ocasionar poco compromiso, descontento, desmotivación y la fuga de talentos.

Gracias a la mejora de procesos se pueden identificar los eslabones débiles entre las acciones que realiza la empresa y de sus modelos de producción, diseño, administración, finanzas, ventas de sus productos o servicios, para encontrar una solución. 

 

Gestión de procesos, mejora continua para las organizaciones

Un plan de mejora continua dentro de una empresa, siempre se va a centrar en hacer uso de la gestión de procesos para cubrir las necesidades que van surgiendo y poder dar una respuesta ágil a los posibles contratiempos. Conoce algunas de sus ventajas:

  • Maximiza los recursos: Es posible comprender de mejor manera como estás utilizando los recursos para asignarlos correctamente y asegurarse de que se están maximizando.
  • Aumento de la productividad: Al utilizar de mejor forma todos los recursos con los que cuentas estarás aumentando la productividad. La gestión por procesos permite a las empresas ser más eficientes.
  • Gestión de riesgos: A través de la estandarización de los métodos de trabajo es posible reducir los márgenes de error. Además de, impulsar la responsabilidad y la transparencia en la organización, destacando las oportunidades de mejora.
  • Mayor agilidad: Involucrar dinámicamente los recursos apropiados, impulsa la velocidad de ejecución y permite responder a los requisitos del cliente y del mercado, más rápido que la competencia.
  • Mayor visibilidad: Al tener mayor visibilidad de los flujos de trabajo, es posible registrar, monitorear y medir cada actividad dentro de un proceso comercial.
  • Mejorar la relación con los clientes: Es posible detallar los protocolos y las tareas relacionadas con aspectos particulares a la relación con los clientes. Además, al identificar los procesos que hay dentro de tu compañía, podrás establecer las conexiones entre ellos, procurando la entrega de valor para tus clientes
  • Encontrar áreas de mejora: A través de la gestión de procesos podrás descubrir qué necesitas mejorar, hacer ajustes rápidamente para eliminar los cuellos de botella, lo que te permitirá invertir el tiempo en tareas más importantes.

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Al alinear la visión, prioridades y objetivos estratégicos, es posible coordinar a todos los departamentos para una mejor toma de decisiones a través de la colaboración entre distintas áreas de conocimiento. Así, las operaciones que se lleven a cabo dentro de una empresa se volverán mucho más eficientes y sobre todo productivas.

Sabemos que llevar una correcta gestión de procesos en tu organización resulta agobiante, pero, de la mano de la tecnología adecuada, esta tarea puede ser más sencilla y ágil.

En Bantu Group podemos ayudarte, solicita una consultoría gratuita con nuestros expertos.

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