Encontrar una solución a las dificultades que se originan en tu empresa es más eficaz con algunas herramientas especializadas en la mejora de procesos.

Las empresas exitosas no se hacen de la noche a la mañana, se forman  progresivamente mejorando sus servicios y procesos. Esto les brinda la capacidad de adaptarse a nuevas

Una aspiración común de las empresas es alcanzar el nivel más alto de excelencia en sus procesos internos y que este, a su vez, se vea reflejado en la atención al cliente. ¿Cómo lograrlo?

Mediante la mejora de procesos se pueden identificar los eslabones débiles de las acciones y modelos de producción, diseño, administración, finanzas, ventas, entre otros, para encontrar una solución adecuada.

Sin embargo, es importante entender que este proceso debe ser realizado constante y progresivamente. Puesto que hay que supervisar e intervenir cada vez que alguno lo requiera, antes de que comience a ocasionar pérdidas reales en la empresa.

Ahora bien, para garantizar que todo funcione correctamente, te hablaremos sobre 6 herramientas fundamentales para implementar procesos de mejora continua efectivos.

¿Para qué sirven las herramientas de mejora de procesos?

Si bien existe una gran cantidad de herramientas para la gestión empresarial, cada una tiene ciertas características y habilidades distintas. Por lo que, es importante que identifiques cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades y objetivos.

Las herramientas de software ofrecen un mayor soporte al momento de realizar una mejora de procesos. Ya que, ayudan a aplicar una metodología más organizada, estandarizada, controlada y con el mínimo de errores.

Este tipo de herramientas digitales están diseñadas para automatizar la identificación de áreas de oportunidad, así como, modificar los procesos, productos y servicios actuales para mejorarlos cada vez que sea necesario. Su principal objetivo es ahorrar tiempo y hacer esta tarea de forma efectiva.

6 herramientas que te ayudarán a optimizar tus procesos

Ahora bien, una vez que has establecido tus metas y requerimientos, podrás discernir entre las siguientes herramientas de mejora de procesos, cuál o cuáles te ofrecen una solución adecuada: 

1.  Diagrama causa-efecto

Esta herramienta se encarga de realizar un análisis con el que se obtiene un cuadro detallado para visualizar con mayor facilidad qué aspectos están ocasionando un efecto o problema dentro de los procesos de la empresa.

Así, es mucho más sencillo identificar las causas de algún resultado que no se esperaba. Es ideal para investigar de forma sencilla y eficazmente el origen del problema.

2.  Diagrama de Pareto

Esta es otra herramienta de análisis que se especializa en hallar y tomar las decisiones según el nivel de prioridad que tengan. Se visualiza en formato de gráfico de barras que representa los factores de forma ordenada.

Se recomienda para conocer los factores más destacables del problema y así encontrar la raíz del problema para establecer una solución eficaz. Además, que ayuda a comprobar si se están consiguiendo los resultados deseados por comparación.

3.  Brainstorming

El brainstorming, mejor conocido como lluvia de ideas, es más específica para hallar soluciones a un problema determinado.

Es una herramienta enfocada en el trabajo grupal con la que, a través de una serie de aportaciones acerca de un problema específico, se puede encontrar la solución que sea más adecuada para realizar la mejora.

4.  Diagrama SIPOC

El Diagrama SIPOC son las siglas en inglés correspondientes a Supplier, Inputs, Process, Outputs y Customers. Se trata de una representación gráfica en cinco fases para la gestión de los procesos de la empresa de una forma sencilla para identificar las partes del problema.

1. Proveedor-Supplier: es la persona que aporta los recursos al proceso de mejora.
2. Entradas-Inputs: son los elementos necesarios como: información, material, personal, infraestructura, etc.
3. Proceso-Process: se transforman las entradas para que adquieran valor.
4. Salidas-Outputs: son los resultados que se miden en los productos y los servicios de la empresa.
5. Cliente-Customer: el paso final de la mejora que ya se verá reflejado para los clientes y su satisfacción.

5.  Diagrama de flujo o diagrama de actividades

Esta herramienta se encarga de realizar una representación gráfica de cualquier actividad realizada por la mejora de procesos organizativos e industriales. Esto lo consigue a partir de símbolos con significados definidos que representan el flujo de ejecución, conectados con flechas de inicio a fin de la acción.

6.  Lean Six Sigma

Six sigma se enfoca en eliminar la variabilidad para mejorar la calidad y reducir el coste-tiempo para cualquier tipo de proceso de la empresa (producción y servicio). Su principal beneficio es que usa una de las técnicas más avanzadas para la mejora continua, ya que además se puede aliar con Lean.

Ambas se complementan, mientras que Six Sigma elimina defectos, Lean agiliza los procesos para mejorar la experiencia final de los clientes. Al utilizarla se asegura la eficiencia y precisión que generarán un cambio organizacional que impacte positivamente al negocio.

Elige la herramienta ideal para tu empresa

En general, todas estas herramientas ayudan a establecer de una forma esquemática y clara las acciones para la mejora de procesos. Esto te servirá para detectar problemas específicos con rapidez y encontrar las mejores soluciones.

En Bantu Group, acompañamos a las empresas que desean implementar procesos de mejora continua. Si te interesa optimizar tu operación, no dudes en contactarnos para conocer nuestras soluciones digitales.