La mejora continua de las organizaciones no es opcional, sino imprescindible para la supervivencia del negocio. Dada su importancia, lograr el control y mejora continua de los procesos, es la mejor manera en la que las empresas pueden ofrecer valor a sus clientes y seguir siendo competitivas.

¿Cómo desarrollar procesos empresariales de alto rendimiento?. Te presentamos algunos consejos para llevar a cabo con éxito un programa de mejora continua, agilizar el proceso y reducir las ineficiencias.

1.  Identifica adecuadamente los procesos a mejorar

El primer paso para mejorar la gestión de procesos de negocio, es identificar qué áreas necesitan cambios. Al evaluar qué está funcionando bien y qué áreas deben mejorar, podrás priorizar las acciones de mejora.

Una vez que hayas seleccionado qué proceso vas a mejorar, debes analizar el procedimiento actual. Para ello, puedes utilizar diagramas de flujo. Considera que algunos procesos pueden contener subtareas, por lo que, es importante describirlos a fondo.

Al comprender completamente el proceso, podrás establecer objetivos para una mejora real. Después de ello, identifica qué pasos son incorrectos y cuáles podrías incorporar, es importante considerar si hay alguno que esté aumentando los costos.

Después de conocer a fondo el proceso actual, platica con las personas directamente afectadas por este proceso. El objetivo es conocer qué piensan, si han identificado que está mal y cómo podría mejorarse.

No solo obtendrás buenas ideas, las estarás involucrando desde una etapa temprana, por lo que, es más probable que estén abiertas al cambio.

2.  Forma equipos de trabajo de alto rendimiento

La mejora continua es un proyecto progresivo, es importante planificar y administrar los recursos de forma estratégica. Para ello, contar con profesionales de alto rendimiento será clave para lograr la efectividad de las acciones.

Estas son las características con las que los integrantes del equipo deben contar:

• Gestión del cambio: Las personas a menudo son resistentes al cambio, especialmente cuando se trata de un proceso que han estado utilizando durante mucho tiempo y con el que se sienten cómodas. Para implementar cambios, será fundamental contar con profesionales capaces de dirigir y administrar las acciones.

• Experiencia en el proceso a tratar: Necesitas personal con la capacidad de supervisar de cerca cómo van las cosas para garantizar que los cambios cumplan con las expectativas. El monitoreo del progreso permite abordar los problemas a medida que surgen.

• Liderazgo y empatía: Las personas al frente de la mejora de procesos, deberán tener la capacidad de hacer participar a todos los involucrados. Además de, estar abiertos a escuchar sus frustraciones y quejas, para eliminar problemas mayores en el futuro.

Para lograr el control y mejora continua de los procesos, el personal deberá realizar pequeñas mejoras regularmente para asegurarse de que el proceso siga siendo relevante y eficiente. 

3.  Utiliza las metodologías y herramientas más adecuadas

Existe una gran cantidad de técnicas y herramientas para llevar a cabo procesos de mejora continua, cada una con características y usos distintos. Por lo que, es importante que el negocio identifique cuál es la que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos.

Conoce algunas herramientas y metodologías imprescindibles para la mejora de procesos de tu negocio:

• Diagrama causa-efecto.
• Diagrama de Pareto.
• Brainstorming.
• Diagrama SIPOC.
• Diagrama de flujo o diagrama de actividades.
• Lean Six Sigma.

Los colaboradores deben sentirse cómodos con las herramientas y  metodologías utilizadas y para ello, es determinante que se les proporcione la formación adecuada, en función de su rol dentro de la organización.

4.  Mantén el compromiso de la alta dirección

La falta de compromiso de la alta dirección, puede conducir a una mala toma de decisiones y reprimir las iniciativas de mejora.

Muchos proyectos de mejora fallan porque, a pesar de que existe una gran motivación entre los responsables del proceso de mejora continua, no ocurre lo mismo con los puestos más altos en la estructura organizacional.

Para garantizar el éxito de un proyecto de mejora continua, la alta dirección deberá dar seguimiento y continuidad suficiente, además de, posibilitar que el proyecto de mejora se traslade a otros departamentos de la organización.

Deberás contar con líderes que desarrollen y compartan un sentido claro de la visión de la empresa: valores, objetivos estratégicos y la delegación de responsabilidades. Además de, procurar un ambiente en el que las ideas, y el conflicto sean bienvenidos, para obtener mejores resultados.  

5.  Realiza reuniones periódicas

Para lograr el control y mejora continua de los procesos, es fundamental realizar reuniones periódicas en las que se evalúe y asegure el éxito de las iniciativas. Durante estas reuniones es importante:

• Evaluar la agenda después de que el equipo haya revisado su progreso con respecto a los objetivos planteados.
• Destinar el tiempo suficiente para la aclaración, el debate y la resolución de problemas importantes.
• Revisar lo que está sucediendo en la industria, la empresa y el equipo.

Las reuniones permiten a los involucrados realinear los principios y dar una perspectiva panorámica sobre los avances o retrocesos, según sea el caso, de los procesos.

¿Por dónde comenzar la mejora de procesos que impactan los resultados de negocio? Llevar a cabo un proyecto de tal magnitud no es fácil, pero, de la mano de la tecnología adecuada, esta tarea puede ser más sencilla.

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